Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dilihat atau dipanggil kembali jika diperlukan. Perusahaan asuransi dan bank merupakan contohnya. Pada mulanya, perusahaan ini mengurus filenya pada kertas, namun lama-kelamaan ruangnya tidak cukup menampung semua kertas yang ada. Cara mengatasinya adalah dengan menyimpan tampilan (image) dokumen tersebut dari pada harus menyimpan bentuk dokumennya. Aplikasi OA yang melakukan hal ini disebut image storage and retrieval. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microfilm.
Dokumen kertas satu ruangan penuh dapat disimpan dalam
sedikit gulungan atau lembaran yang dapat dimasukkan dalam laci meja, sehingga
sangat hemat ruangan. Alat untuk mencetak microfilm disebut Computer Output
Microform (COM) device. Untuk menampilkan dokumen digunakan microfilm viewer.
Untuk menghasilkan salinan kertas ukuran penuh digunakan microfilm printer.
Microfilm
Microfilm adalah alat
yang digunakan untuk memperkecil bentuk fisik arsip sampai ukuran 8 atau 16 mm
yang bertujuan untuk mnghemat ruangan dan mengawetkan arsip. Microfilm yang
digunakan untuk arsip biasanya microfilm berupa roll (microform) dengan ukuran
film 35 mm dan berupa lembaran (microfiche) dengan ukuran film 16 mm.
Bentuk-bentuk
microfilm
a.
Microfilm Roll
Microfilm ini berbentuk roll film yang
panjangnya 100 feet (3048 cm) microfilm ini terdiri atas 2 jenis, yaitu :
1. Roll film yang
berukuran 16 mm x 100 feet : Digunakan untuk memicrofilmkan arsip-arsip pada
umunya (A – A3). Satu roll dapat memuat 2.400 lembar arsip ukuran A atau 1.200
lembaran arsip ukuran A3
2. Roll film ukuran 35 mm
x 100 feet : Digunakan untuk
memicrofilmkan gambar-gambar teknik, peta, surat kabar, dan lain-lain yang
berukuran lebih besar (A2 hingga A0). Satu roll dapat memuat 500 lembar halaman
koran atau gambar teknik.
b.
Microfilm Jacket
Microfilm ini berupa strip yang berisi 12
frame, yang dimasukan kedalam kantong plastik (jacket) ukuran 4 x 6 inci yang
dapat memuat sekitar lima jalur atau 12 x 5 = 60 arsip.
c.
Microfiche
Microfilm ini berupa lembaran 4 x 6 inci.
Microfilm ini berupa lembaran film yang
berukuran 35 mm. Tiap lembar film berukuran 3 x 4 cm yang ditempelkan pada
lembaran seperti kartu komputer dengan 80 karakter.
e.
Microfilm Cartrige
Microfilm ini berupa roll film tetapi berada
dalam cartridge (kotak) dengan film ukuran 16 mm x 100 feet pada
bagian atas dan bawah, tiap gambar menggunakan blip untuk mempermudah pencarian
kembali dokumen.
Macam – macam
peralatan Microfilm
Dalam proses pembuatan
microfilm diperlukan alat atau mesin yang mempunyai fungsi masing-masing, alat
tersebut antara lain :
a.
Camera
Camera berfungsi untuk memotret atau mengambil
gambar arsip pada suatu film.
b.
Processor
Processor berfungsi untuk memproses atau
mencuci film-film yang sudah berisi arsip sebagai hasil kerja kamera.
c.
Duplicator
Duplicator berfungsi untuk menggandakan atau
membuat copy film.
d.
Reader
Reader berfungsi untuk membaca microfilm
melalui layar monitor seperti layar televisi.
e.
Reader printer
Reader printer berfungsi sebagai alat untuk
mencetak kembali microfilm.
Cara perekaman
mikrofilm
Untuk memperoleh mutu
gambar yang baik dan tahan lama serta merancang sistem pencarian kembali
(retrieval) yang cepat, hendaknya di perhatikan 3 hal sebagai berikut :
a.
Jenis film disesuaikan
dengan ukuran
Ada 3 jenis film dalam
pembutan mikrofilm,yaitu:
1. Film silver halide
(microfilm silver halide). Jenis film ini mempunyai daya tahan yang baik,
sehingga digunakan untuk rekaman mikrofilm asli dan duplikat untuk keperluam
distibusi dan keamanan.
2. Film diazo (microfilm
diazo). Jenis film ini banyak dipergunakan sebagai film cetak atau duplikat
dengan daya tahan 50 tahun.
3. Film vecicual. Jenis
film ini merupakan film yang paling murah dan memiliki daya tahan yang paling
rendah dibandingkan dengan jenis film diazo dan film silver halide. Film ini
biasa digunakan untuk duplikator harian.
b.
Cara pemotretan
Cara memotret memegang peranan yang sangat
penting dalam menghasilkan rekaman mikrofilm yang baik. Berikut ini 3 pedoman dasar
untuk melakukan pemotretan.
1. Periksalah lensa
kamera agar selalu bersih dan tidak berjamur.
2. Perhatikan warna setiap
kertas dan tulisan yang ada agar memperoleh gambar yang jelas.
3. Siapkan lembaran-lembaran
kertas yang dituliskan.
- START
- DAFTAR ISI
- CONTINUE TO
- THE END
c.
Pemrosesan film
Sebelum pemrosesan film, hendaknya
memerhatikan hal-hal sebagai berikut.
1. Bahan kimia (fixer dan
developer) dan air pencucui film yang telah seminggu lamanya dipakai, sebaiknya
dibuang saja. Sebab, bahan kimia dan air pencuci tersebut akan menghasilkan
gambar mikro yang bermutu rendah apabila digunakan kembali.
2. Perhatikan temperatur
yang ditujukan pada alat pengontrol temperatur.
Pemeliharaan mikrofilm
Ada beberapa cara yang
dapat dilakukan untuk memelihara mikrofilm, antara lain sebagai berikut.
a. Hindari penyimpanan
pada ruangan udara yang lembab..
b. Hindari pemegangan
secara langsung.
c. Hindari sinar matahari
secara langsung.
Cara
pnyimpanan tampilan microfilm tidaklah terlalu sulit, namun pemanggilannya
kembali agak lambat. Cara pemanggilan kembali (retrieval) yang terbaik adalah
dengan cara memasukkan tempat atau lokasi tiap tampilan microfilm tersebut ke
dalam computer. Record pada computer berisi atau ditulisi key (kunci), misalnya
nomer pesanan penjualan, bersama-sama dengan kumparan microfilm dan nomer
kerangkanya. Kemudian, jika seseorang ingin melihat Sales Order 13275.
Misalnya, key tersebut dimasukkan ke dalam computer dan layar akan menunjukkan
bahwa tampilan tersebut berada pada Reel 212, Frame 98. Cherry Picker
(pemanggil tampilan) bertugas memanggil reel (kumparan) lalu menampilkannya
pada layar dan mungkin ia akan membuat kopinya. Walaupun hal ini merupakan cara
tercepat untuk memanggil record microfilm, namun ia tetap menghabiskan waktu.
Sumber
:
0 komentar:
Catat Ulasan